Gestione congresos académicos de forma más inteligente: plataforma todo en uno para revisión de resúmenes, inscripciones, patrocinios y pagos
Centralice todo el ciclo de vida de su congreso académico desde un único lugar: recepción y evaluación ciega de resúmenes, inscripción con emisión de facturas, catálogo de patrocinios, cobros seguros y reportes en tiempo real, con integraciones académicas y cumplimiento RGPD para equipos organizadores exigentes.
Quiénes somos
Somos un equipo especializado en tecnología para congresos académicos que combina experiencia en organización científica, pagos europeos y cumplimiento normativo. Diseñamos herramientas centradas en procesos reales, integraciones fiables y soporte atento, para que cada edición gane rigor, eficiencia y alcance.
Inicio y panel de control
Visualice en una sola vista el pulso de su congreso con métricas clave, tareas pendientes y alertas automatizadas, reduciendo errores operativos y acelerando decisiones gracias a paneles configurables, accesos seguros y flujos de trabajo sincronizados entre comités, finanzas y comunicación.
Configuración guiada del evento
Cree su congreso paso a paso con un asistente que cubre identidad visual, categorías científicas, políticas de revisión, reglas de inscripción, impuestos, pasarelas de pago y textos legales. Evite omisiones con validaciones proactivas y plantillas reutilizables específicas para disciplinas y tamaños distintos.
Flujos de trabajo personalizables
Defina estados, transiciones y automatizaciones para cada etapa del congreso, desde envío de resúmenes hasta publicación del programa final. Personalice recordatorios, asignaciones y fechas límite por pista o comité, garantizando consistencia operativa y transparencia para todos los involucrados.
Envío y revisión de resúmenes
Gestione envíos con formularios flexibles, plantillas por área y reglas de conflicto. Automatice asignaciones, permita revisión doble ciega, recopile dictámenes estructurados y garantice trazabilidad, aumentando calidad científica y reduciendo sesgos mediante herramientas robustas y transparentes.
Formularios y normas por pista
Configure campos obligatorios, límites de palabras, formatos de archivo, palabras clave y categorías, con validaciones instantáneas y mensajes claros. Aplique políticas diferentes por pista, incluyendo criterios de evaluación, anonimización automática y controles antiplagio para manter estándares científicos exigentes.
Revisión doble ciega y asignación inteligente
Oculte identidades de autores y revisores de forma estricta, detecte conflictos por afiliación o coautoría, y asigne manuscritos en base a palabras clave y carga de trabajo. Simplifique dictámenes, consensos y revisiones sucesivas con historial completo, comentarios privados y métricas por revisor.
Detección de similitud y control ético
Integre verificaciones de similitud para identificar material duplicado y posibles irregularidades, con umbrales personalizables y flujos de revisión ética. Documente decisiones con evidencia, gestione apelaciones y garantice procesos reproducibles, defendibles y alineados con estándares editoriales reconocidos.
Inscripción y acreditación
Ofrezca inscripciones claras con tarifas condicionadas por rol, fechas o membresía, gestione exenciones, códigos promocionales y cupos, y emita credenciales listas para imprimir o digitalizar, mejorando la experiencia del asistente desde el primer formulario hasta el mostrador de check-in.
- Formularios dinámicos y tarifas escalonadas Diseñe formularios que muestran campos condicionales según categoría, afiliación o país. Configure tarifas por tramos temporales, membresías y aportaciones, con verificación de documentos, validación de IVA intracomunitario y conversión automática de divisas informativas cuando sea pertinente.
- Emisión de credenciales y QR Genere credenciales con diseños personalizados, códigos QR únicos y datos relevantes para acceso a salas o talleres. Impleméntelo en kioscos de autoimpresión y dispositivos móviles, reduciendo colas y errores de acreditación, y capturando estadísticas precisas de participación y picos de afluencia.
- Control de acceso por sesiones Defina permisos de acceso por tipo de entrada o reserva a actividades limitadas, validando QR en tiempo real. Monitoree asistencia, limite aforo con alertas y exporte reportes para certificación de créditos y análisis de la participación en cada franja del programa.
Pagos, facturación y reembolsos
Procese cobros con pasarelas europeas seguras, emita facturas con IVA conforme a normativa española y europea, gestione notas de crédito, reembolsos parciales y conciliación, manteniendo contabilidad clara y reportes listos para auditorías y liquidaciones con tesorería institucional.
ContáctanosPasarelas y métodos de pago
Acepte tarjetas, transferencias instantáneas, SEPA y métodos locales, con 3D Secure y verificación antifraude. Configure divisas informativas, reglas contra contracargos y liquidaciones programadas, garantizando operaciones seguras con certificaciones PCI-DSS y trazabilidad en cada transacción registrada.
Facturación con IVA y retenciones
Emita facturas automáticas con numeración, series por evento y datos fiscales completos, aplicando IVA, exenciones o inversión del sujeto pasivo según corresponda. Genere asientos exportables y resúmenes por tasa, cliente y país para facilitar presentación de impuestos y auditorías internas.
Políticas de reembolso y conciliación
Defina ventanas de cancelación, penalizaciones y autorizaciones. Procese reembolsos totales o parciales conectados a la pasarela, actualizando automáticamente la contabilidad y el estado del asistente. Concilié movimientos con extractos bancarios y detecte discrepancias con reportes diarios revisables.
Planes y servicios
Elija el paquete que mejor se adapte al tamaño y complejidad de su congreso. Todos incluyen seguridad, soporte y actualizaciones, con posibilidades de personalización, formación a medida y asistencia reforzada en momentos críticos de inscripciones, revisión y celebración.
Plan Organizador Esencial
Ideal para congresos pequeños o de primera edición. Incluye gestión de envíos con revisión básica, formularios de inscripción con tarifas escalonadas, facturación con IVA, emisión de credenciales y reportes fundamentales. Implementación rápida con plantillas y soporte para iniciar sin fricciones operativas.
1.200 €
Suite Profesional para Congresos
Pensada para eventos con múltiples pistas, revisión doble ciega avanzada, políticas complejas de tarifas y patrocinio. Incluye asignación inteligente de revisores, control de aforo por sesiones, pasarelas de pago avanzadas, API e informes personalizados, garantizando gobernanza, escalabilidad y trazabilidad científica.
1.200 €
Acompañamiento Premium e In Situ
Para congresos de alta exigencia o sede híbrida. Añade consultoría de procesos, formación personalizada por roles, soporte ampliado con SLA prioritario, coordinación con recinto, kioscos de acreditación y ayuda operativa durante días clave, asegurando excelencia en experiencia y resultados medibles.
1.200 €
Patrocinios y expositores
Venda paquetes de patrocinio con beneficios claros, gestione stands y visibilidades digitales, capture leads con QR y paneles, y entregue métricas de retorno, profesionalizando relaciones con empresas y asociaciones mediante contratos, entregables y calendarios controlados en un único sistema.
Catálogo de paquetes y entregables
Cree niveles de patrocinio con derechos como logotipos, sesiones patrocinadas, stands, inserciones en emails o banners. Asigne fechas de entrega, validador de materiales y estados, evitando retrasos y garantizando exposición efectiva según lo acordado con cada patrocinador.
Gestión de leads y QR de stand
Permita a expositores captar leads escaneando acreditaciones con consentimiento explícito y trazabilidad. Exporten contactos segmentados, registren notas y calificaciones, y midan interés por producto, facilitando el seguimiento comercial posterior y cumpliendo estrictamente con la normativa de protección de datos.
Informes de ROI y visibilidad
Entregue a patrocinadores informes con impresiones, clics, interacciones en la app, asistentes por sesión patrocinada y leads captados. Compare paquetes, calcule coste por contacto y muestre evidencias claras del valor generado para fomentar renovaciones y acuerdos plurianuales ventajosos.
Programa científico y agenda interactiva
Construya el programa con sesiones, ponentes, salas y recursos, resuelva solapamientos, publique una agenda navegable con filtros y sincronización en tiempo real, y permita a asistentes marcar favoritos, descargar calendarios y recibir avisos de cambios relevantes sin fricción.
Editor de sesiones y ponencias
Arrastre y suelte ponencias, asigne moderadores, controle tiempos y recursos audiovisuales por sala. Valide conflictos de horario y restricciones de ponentes, y publique el programa con un solo clic, manteniendo versiones y registro de cambios para trazabilidad completa.
Resolución de solapamientos
Detecte automáticamente solapamientos de ponentes, salas o pistas, reciba sugerencias de ajuste y bloquee movimientos que rompan reglas. Asegure recorridos equilibrados para asistentes y ponentes, evitando vacíos o saturación y optimizando el uso de espacios disponibles dentro del recinto.
Agenda pública y sincronización
Publique una agenda responsive con filtros por tema, pista o tipo de sesión. Ofrezca exportación a calendarios personales, notificaciones de cambios y accesos a materiales adjuntos, mejorando la planificación del asistente y la difusión de la producción científica presentada en el congreso.
Comunicación y marketing
Automatice emails transaccionales y campañas segmentadas, optimice la página pública del evento con contenidos actualizables, integre píxeles y UTM, y analice conversiones para mejorar inscripciones, difusión científica y captación de patrocinadores con mensajes oportunos y consistentes.
Emails y recordatorios automáticos
Programe confirmaciones, avisos de plazos, asignaciones de revisión y cambios de agenda con plantillas multilenguaje. Aplique segmentaciones por rol, pista o estado y mida aperturas, clics y rebotes para afinar el calendario de comunicación y elevar la participación real.
Página del evento optimizada
Edite contenidos, bloques de patrocinio, preguntas frecuentes y llamados a la acción sin depender de TI. Aplique SEO básico, módulos de testimonios y calendario destacado para incrementar la conversión y facilitar el descubrimiento de información crítica por parte de los asistentes potenciales.
Analítica de campañas y UTM
Trace el origen de registros y envíos mediante UTM y píxeles. Compare rendimiento por canal, creatividad y audiencia, optimice inversión y mensajes, y comparta reportes con comités y patrocinadores para una toma de decisiones verdaderamente orientada por datos.
Informes y analítica avanzada
Obtenga paneles de KPIs sobre envíos, revisiones, inscripciones, cobros, asistencia y patrocinios. Exporte datos, automatice informes periódicos y acceda a API para integraciones, garantizando supervisión continua y evidencia para memorias, convocatorias y decisiones institucionales.
Paneles personalizables por comité
Cree vistas específicas para programa científico, finanzas o patrocinios con métricas relevantes, umbrales y alertas. Comparta paneles con permisos de solo lectura y establezca objetivos medibles para detectar desviaciones a tiempo y corregir con acciones concretas.
Exportaciones y conectores
Exporte informes en formatos estándar, programe envíos automáticos y conecte con hojas de cálculo, BI y repositorios institucionales. Mantenga datos consistentes y auditables, con versionado y metadatos para facilitar revisiones externas y cumplimiento de requerimientos de financiación.
Indicadores para memoria científica
Genere estadísticas de aceptación, distribución por áreas, participación por países y género, impacto de sesiones y uso de materiales. Documente la aportación del congreso y mejore futuras ediciones con evidencias rigurosas y fácilmente compartibles con stakeholders clave.
Soporte, formación y recursos
Acelere su puesta en marcha con onboarding guiado, sesiones formativas y biblioteca de plantillas. Cuente con asistencia multicanal y tiempos de respuesta garantizados, reduciendo riesgos operativos y asegurando continuidad incluso en periodos de máxima carga o cambios de equipo.
Integraciones académicas y técnicas
Conecte con SSO institucional, ORCID, DOI, plataformas de streaming y CRMs. Sincronice asistentes, ponentes y resultados, y mantenga procesos cohesivos con sus sistemas existentes, reduciendo duplicidades y errores entre departamentos administrativos y comités científicos.
SSO, SAML y directorios
Permita acceso unificado mediante SAML, OAuth o OpenID Connect, con mapeo de atributos y grupos. Simplifique altas y bajas, aplique políticas de seguridad institucional y audite accesos para cumplir requisitos de gobernanza y control internos habituales en universidades y sociedades científicas.
ORCID, DOI y metadatos
Recoja identificadores ORCID de autores y exporte metadatos de contribuciones para depositar en repositorios o asignar DOI. Garantice citabilidad y trazabilidad, facilitando la difusión y el reconocimiento de la producción científica generada durante el congreso.
Streaming y videoconferencia
Integre Zoom, Teams o RTMP con autenticación de asistentes, control de aforo virtual y registro de visualizaciones. Publique grabaciones bajo permisos, enriquezca sesiones con chat moderado y mantenga el programa híbrido sincronizado con la agenda oficial del evento.
Experiencia de autores, ponentes y revisores
Ofrezca portales claros con tareas, mensajes y archivos en un solo lugar. Simplifique la carga de materiales, el seguimiento de decisiones y el cumplimiento de requisitos, mejorando la satisfacción y reduciendo consultas de último minuto para cada rol involucrado.
Seguridad, cumplimiento y accesibilidad
Proteja datos con cifrado, copias redundantes y monitoreo continuo. Cumpla RGPD, minimice privilegios y mantenga auditorías completas. Asegure accesibilidad WCAG en interfaces y comunicaciones, garantizando inclusión y confianza institucional a lo largo de todo el proceso del evento.
Preguntas frecuentes
¿Cómo se implementa la revisión doble ciega sin comprometer la calidad?
La plataforma anonimiza automáticamente nombres, afiliaciones y metadatos de archivos, detecta conflictos por coautoría y palabras clave, y asigna revisores equilibrando carga y afinidad temática. Además, registra auditorías, gestiona rondas sucesivas y permite consensos, garantizando decisiones transparentes y reproducibles en cada pista.
¿Qué métodos de pago admiten y cómo gestionan la facturación con IVA?
Aceptamos tarjetas, SEPA y métodos locales con 3D Secure y prevención de fraude. Generamos facturas automáticas con series por evento, IVA o exenciones según normativa, y conciliamos cobros y reembolsos. Los reportes financieros facilitan auditorías, liquidaciones y presentación de impuestos sin tareas manuales tediosas.
¿Pueden migrar datos y contenidos desde otra solución anterior?
Ofrecemos plantillas de importación y asistencia para migrar autores, envíos, decisiones, inscripciones y patrocinios. Validamos consistencia, registramos trazabilidad de cambios y realizamos pruebas en entorno seguro antes de publicar, minimizando riesgos y garantizando continuidad para el comité y los asistentes.
¿Cómo garantizan el cumplimiento del RGPD y la seguridad de la información?
Aplicamos cifrado en tránsito y reposo, minimización y retención limitada de datos, controles de acceso granulares, registros de auditoría y acuerdos de encargo. Proveemos herramientas de consentimiento y atención a derechos, además de copias redundantes y planes de continuidad para escenarios críticos.
¿Qué ocurre si el formato cambia a híbrido o varía el aforo?
La agenda y los permisos de acceso se ajustan dinámicamente, gestionando cupos, salas virtuales y streaming autenticado. Los asistentes reciben actualizaciones claras, y los informes de aforo y participación se recalculan en tiempo real, permitiendo decisiones informadas sin interrumpir ventas ni acreditaciones.
¿Cómo empezar una demo y cuánto tarda la puesta en marcha completa?
Solicite una demostración guiada donde revisamos objetivos, flujos y particularidades. En eventos sencillos, la configuración inicial puede completarse en pocos días usando plantillas. Para congresos complejos, planificamos hitos, formación por roles y pruebas, asegurando un arranque seguro y controlado.